Es wird blanko nichts unterschrieben. Du machst das vollkommen richtig. Wenn die Sachbearbeiterin damit unglücklich ist, ist das ihr Problem.
Oder einfach die Rechtsabteilung fragen, die werden sicher nicht Blankounterschriften als verbinldich tätig Maßnahme begründen können.
Falls dein Chef darauf besteht (was ich nicht glaube) soll er es unterschreiben. Ist ja anscheinend sein Geld oder das seiner Abteilung.